前言

  什么是審核的有效性?審核的有效性不等于體系運(yùn)行有效性的全部。成功的審核是客觀公正地進(jìn)行審核發(fā)現(xiàn)，并有效地利用審核發(fā)現(xiàn)不斷地改進(jìn)體系和運(yùn)行的績(jī)效。

  無(wú)論是內(nèi)審員還是外審員，都建議收藏學(xué)習(xí)本文。

  1、有效開展審核的2個(gè)條件

  第1條：你對(duì)所審核領(lǐng)域的專業(yè)活動(dòng)是明白的。

  如果對(duì)你所審核的活動(dòng)、過(guò)程、產(chǎn)品或服務(wù)一無(wú)所知，提供再詳細(xì)的檢查表也無(wú)法提高審核有效性，因?yàn)槟愠苏罩鴻z查表念問題不敢有任何延伸的提問，因合格的審核員應(yīng)對(duì)即將審核的領(lǐng)域應(yīng)熟悉了解。

  第2條：你已是一個(gè)成熟的審核員(至少不是一個(gè)吹毛求疵的人)

  不吹毛求疵，絕不是說(shuō)審核走過(guò)場(chǎng)、差不多就行了的觀點(diǎn)。而是要始終堅(jiān)持“有效性”的審核觀念。

  例如，對(duì)于ISO9001的內(nèi)審，某工位未制定作業(yè)指導(dǎo)書，就以此開不符合項(xiàng)就有些牽強(qiáng)。應(yīng)基于風(fēng)險(xiǎn)的思維繼續(xù)審核以確認(rèn)以下問題：

  ①該工序是否簡(jiǎn)單?

  ②是否是非重要工序?

  ③員工是否清楚如何操作?

  ④該工序是否從未出現(xiàn)過(guò)質(zhì)量問題(可查詢制程異常清單等)。

  如果以上4個(gè)問題的答案均為“是”，則不建議開不符合項(xiàng)。別擔(dān)心不妥，對(duì)于只有1~2個(gè)步驟的簡(jiǎn)單工序，就算編一個(gè)文件掛在那里，也不見得能提高什么，而且還會(huì)讓被審核方認(rèn)為你是一個(gè)過(guò)于較真的人。

  注：以上“作業(yè)指導(dǎo)書”的問題對(duì)于IATF16949:2016的內(nèi)審不適用，因?yàn)镮ATF16949:2016要求為每一個(gè)工序制定標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)指導(dǎo)書，見8.5.1.2。它要求員工不僅會(huì)操作，而且要保證每一個(gè)員工在該工序的作業(yè)都是標(biāo)準(zhǔn)化、一致性的。

  但對(duì)于使用”已過(guò)校準(zhǔn)有效期“的量具檢驗(yàn)產(chǎn)品是一定要開不符合項(xiàng)的，這就存在將潛在的不合格產(chǎn)品交付給客戶的風(fēng)險(xiǎn)。如果抽到的所有量具過(guò)期或未校準(zhǔn)，那就是嚴(yán)重的不符合項(xiàng)了。

  2、審核清單

  一階段審核清單

  顧客資料：包括汽車顧客清單、汽車顧客特殊要求清單、與顧客簽訂的合同/協(xié)議等以及合同或協(xié)議的評(píng)審、連續(xù)12個(gè)月的訂單;

  體系策劃：過(guò)程控制清單、過(guò)程矩陣圖、過(guò)程關(guān)系圖、風(fēng)險(xiǎn)控制方案、程序文件清單、手冊(cè)、記錄清單;

  內(nèi)部審核：包括體系審核、所有涉及到汽車產(chǎn)品制造的過(guò)程審核、所有汽車產(chǎn)品的產(chǎn)品審核;如內(nèi)審方案、年度計(jì)劃、審核計(jì)劃、審核報(bào)告等;

  管理評(píng)審：評(píng)審計(jì)劃、評(píng)審報(bào)告等;

  過(guò)程績(jī)效指標(biāo)：連續(xù)12個(gè)月的績(jī)效指標(biāo)統(tǒng)計(jì)及趨勢(shì)，包括業(yè)務(wù)計(jì)劃中規(guī)定內(nèi)容、質(zhì)量目標(biāo)、質(zhì)量成本分析、過(guò)程指標(biāo);

  與顧客有關(guān)的績(jī)效：顧客抱怨/投訴/退貨處理資料(匯總表、登記表、8D報(bào)告/PPM指標(biāo)及趨勢(shì)、超額運(yùn)費(fèi)等)、顧客滿意度評(píng)價(jià);

  與供方有關(guān)的績(jī)效：供方的PPM指標(biāo)及趨勢(shì)、超額運(yùn)費(fèi)等;

  汽車產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)、顧客圖紙、APQP資料、對(duì)產(chǎn)品的顧客確認(rèn)記錄/第三方檢測(cè)報(bào)告等。

  二階段審核清單

  1、管理層

  公司內(nèi)外部環(huán)境因素分析：SWOT分析(競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手、行業(yè)標(biāo)桿等)、宏觀因素分析(政治、經(jīng)濟(jì)、文化等)、微觀分析(行業(yè)、產(chǎn)品結(jié)構(gòu)/定位、發(fā)展趨勢(shì)等);

  企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)分析：產(chǎn)品安全、生產(chǎn)安全、環(huán)保、財(cái)務(wù)、設(shè)計(jì)、制造、供應(yīng)、行業(yè)等;

  公司戰(zhàn)略：未來(lái)3~5年的公司總體戰(zhàn)略規(guī)劃及目標(biāo)，戰(zhàn)略展開(職能戰(zhàn)略)及戰(zhàn)略目標(biāo)展開;

  年度業(yè)務(wù)計(jì)劃/經(jīng)營(yíng)計(jì)劃制訂及統(tǒng)計(jì)：按照公司總體戰(zhàn)略目標(biāo)制訂本年度公司級(jí)業(yè)務(wù)計(jì)劃并落實(shí)到各部門，建立公司各部門的KPI指標(biāo)，按規(guī)定周期收集和統(tǒng)計(jì)目標(biāo)達(dá)成結(jié)果并進(jìn)行趨勢(shì)分析，提出改進(jìn)措施。需提交連續(xù)12個(gè)月的統(tǒng)計(jì)結(jié)果。業(yè)務(wù)計(jì)劃包括每個(gè)顧客及供應(yīng)商的業(yè)績(jī)監(jiān)控、質(zhì)量成本、質(zhì)量目標(biāo)、經(jīng)營(yíng)性指標(biāo)、管理性指標(biāo)、過(guò)程指標(biāo)等。

  管理評(píng)審：管理評(píng)審計(jì)劃→各部門匯報(bào)資料匯總→管理評(píng)審會(huì)議簽到→管理評(píng)審報(bào)告→持續(xù)改進(jìn)計(jì)劃→實(shí)施結(jié)果;

  體系審核：內(nèi)部審核實(shí)施計(jì)劃→審核實(shí)施記錄→體系審核報(bào)告→不符合項(xiàng)報(bào)告(含原因分析、糾正措施及驗(yàn)證)→不符合項(xiàng)分布表→首/末次會(huì)議簽到表;

  過(guò)程審核：過(guò)程審核年度計(jì)劃→過(guò)程審核實(shí)施計(jì)劃→審核實(shí)施記錄→過(guò)程審核報(bào)告→不符合項(xiàng)報(bào)告(含原因分析、糾正措施及驗(yàn)證)→不符合匯總表→首/末次會(huì)議簽到表;

  產(chǎn)品審核：產(chǎn)品審核年度計(jì)劃→產(chǎn)品審核實(shí)施計(jì)劃→實(shí)施記錄(含：全尺寸報(bào)告、各項(xiàng)功能和性能實(shí)驗(yàn)報(bào)告、材料報(bào)告)→產(chǎn)品審核報(bào)告;

  2、 生產(chǎn)

  生產(chǎn)計(jì)劃：客戶訂單/銷售計(jì)劃→制造可行性評(píng)審→生產(chǎn)計(jì)劃→生產(chǎn)指令→生產(chǎn)統(tǒng)計(jì);包括產(chǎn)能分析;

  生產(chǎn)工藝管理：作業(yè)準(zhǔn)備驗(yàn)證(首檢)、工藝參數(shù)監(jiān)控記錄(如生產(chǎn)不負(fù)責(zé)則由質(zhì)量負(fù)責(zé));

  生產(chǎn)過(guò)程控制：交接班記錄、生產(chǎn)動(dòng)態(tài)記錄(設(shè)備維修、模具/工裝維修、刀具/工具更換、產(chǎn)品更換、物料更換等);

  現(xiàn)場(chǎng)管理：區(qū)域劃分(生產(chǎn)區(qū)、合格區(qū)、來(lái)料放置區(qū)、待檢區(qū)、不合格區(qū)、發(fā)貨區(qū)、通道等)、產(chǎn)品標(biāo)識(shí)、現(xiàn)場(chǎng)應(yīng)保持干凈整潔;

  3、設(shè)備

  臺(tái)帳→設(shè)備卡→年度保養(yǎng)計(jì)劃→保養(yǎng)記錄→日常點(diǎn)檢記錄→維修記錄→績(jī)效指標(biāo)統(tǒng)計(jì);滿足預(yù)測(cè)性維修要求;

  新設(shè)備或大修后→設(shè)備驗(yàn)收記錄→臺(tái)賬→設(shè)備履歷;

  設(shè)備標(biāo)識(shí)：環(huán)境保護(hù)設(shè)備/安全防護(hù)設(shè)備/關(guān)鍵設(shè)備的標(biāo)識(shí)及狀態(tài)標(biāo)識(shí)(待修、停用、正常等);

  特種設(shè)備管理：清單、備案資料、年檢記錄;包括：行車、叉車、電梯、壓力容器、鍋爐等。

  4、工裝

  新工裝：開發(fā)計(jì)劃→工裝設(shè)計(jì)(圖紙、標(biāo)準(zhǔn)等)→采購(gòu)訂單/自制計(jì)劃→驗(yàn)收單(檢驗(yàn)記錄等)→臺(tái)帳

  日常管理：臺(tái)帳→庫(kù)存定期檢查記錄→維修記錄→定期精度檢查報(bào)告報(bào)→工裝履歷→廢申請(qǐng)單(要填上處置記錄)

  工裝標(biāo)識(shí)：編號(hào)、產(chǎn)權(quán)及狀態(tài)標(biāo)識(shí)(待修、停用、正常、報(bào)廢等);

  注：工裝包括工具、專用檢具、模具、夾具、刀具(含磨具)、可重復(fù)利用的物流器具等。

  5、質(zhì)量

  新的原料或新零件→樣品報(bào)告(公司的檢驗(yàn)和試驗(yàn)記錄、生產(chǎn)試用報(bào)告等;供方提供的材料報(bào)告、功能性能報(bào)告、可靠性試驗(yàn)報(bào)告及第三方的檢測(cè)報(bào)告等);

  常規(guī)采購(gòu)的產(chǎn)品→報(bào)檢單→進(jìn)貨檢驗(yàn)記錄;

  生產(chǎn)過(guò)程：工藝參數(shù)監(jiān)控記錄(如質(zhì)量不負(fù)責(zé)則由生產(chǎn)負(fù)責(zé))、產(chǎn)品檢驗(yàn)報(bào)告書、過(guò)程質(zhì)量記錄(自檢、首件檢驗(yàn)、巡檢、轉(zhuǎn)序檢、入庫(kù)檢、現(xiàn)場(chǎng)控制圖、定期Cpk分析報(bào)告等)、成品檢驗(yàn)記錄(檢驗(yàn)記錄單、報(bào)告書)、標(biāo)識(shí)(現(xiàn)場(chǎng)要有即可)、顧客來(lái)料檢驗(yàn)記錄;

  退貨或顧客抱怨：顧客投訴登記表→匯總→8D報(bào)告→變更通知單+文件更改通知單→相關(guān)文件修訂(控制計(jì)劃、FMEAs、工藝、檢驗(yàn)規(guī)程等);該項(xiàng)由營(yíng)銷或質(zhì)量提供!

  不合格控制：不合格處置單、如報(bào)廢則有報(bào)廢通知單、返工有返工復(fù)檢記錄、不合格匯總表→定期的不合格優(yōu)先減免計(jì)劃→糾正/預(yù)防措施驗(yàn)證記錄→變更通知單+文件更改通知單→相關(guān)文件修訂(控制計(jì)劃、FMEAs、工藝、檢驗(yàn)規(guī)程等) ;

  針對(duì)重大不合格項(xiàng)目→糾正/預(yù)防措施驗(yàn)證記錄 →變更通知單+文件更改通知單→相關(guān)文件修訂(控制計(jì)劃、FMEAs、工藝、檢驗(yàn)規(guī)程等);

  監(jiān)視和測(cè)量裝置：臺(tái)帳→校準(zhǔn)/檢定計(jì)劃→校準(zhǔn)/檢定記錄(內(nèi)外部的校準(zhǔn)記錄、偏離記錄、校準(zhǔn)履歷等)→有效期標(biāo)識(shí)→試用前的校正記錄→試驗(yàn)設(shè)備的日常點(diǎn)檢記錄→定期巡查記錄;該類裝置包含產(chǎn)品的檢驗(yàn)和試驗(yàn)設(shè)備/儀器儀表/檢具和監(jiān)控過(guò)程參數(shù)的儀器儀表(如壓力表、溫控器、電壓表、電流表、流量計(jì)、時(shí)間繼電器、熱電偶等)等;定期的MSA分析報(bào)告;

  實(shí)驗(yàn)室：標(biāo)準(zhǔn)樣品一覽表→樣品標(biāo)識(shí)卡;實(shí)驗(yàn)室環(huán)境條件監(jiān)控記錄(溫濕度、清潔度等);

  試驗(yàn)樣品登記→試驗(yàn)原始記錄→試驗(yàn)報(bào)告→試驗(yàn)樣品處理記錄等;

  6、技術(shù)

  新品開發(fā)：每個(gè)系列產(chǎn)品至少一套完整的APQP資料;關(guān)注產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)、顧客要求、開發(fā)目標(biāo)、產(chǎn)品設(shè)計(jì)驗(yàn)證/評(píng)審/確認(rèn)記錄、階段性驗(yàn)證報(bào)告等;

  所有汽車產(chǎn)品的PPAP資料，包括所有產(chǎn)品的圖紙、控制計(jì)劃、工藝文件。

  過(guò)程驗(yàn)證：工藝驗(yàn)證記錄(PPK、MSA、特殊過(guò)程、產(chǎn)能、成本、合格率等);

  設(shè)計(jì)更改：申請(qǐng)單→變更前的評(píng)審→變更方案→變更記錄→變更后的評(píng)審→技術(shù)通知單/文件更改通知單→

相關(guān)文件修訂(圖紙、標(biāo)準(zhǔn)、FMEAs、控制計(jì)劃、工藝、檢驗(yàn)規(guī)程等)→變更履歷;

  技術(shù)文件管理：技術(shù)文件清單→文件歸檔記錄→復(fù)印分發(fā)記錄→修訂記錄→修訂后的收發(fā)記錄→借閱記錄;外來(lái)文件清單(與產(chǎn)品有關(guān)的標(biāo)準(zhǔn))→文件歸檔記錄→復(fù)印分發(fā)記錄→有效性檢查及更新記錄→借閱記錄;

  7、營(yíng)銷

  市場(chǎng)營(yíng)銷：市場(chǎng)分析、行業(yè)分析、市場(chǎng)定位、業(yè)務(wù)分析、競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手與行業(yè)標(biāo)桿分析、SOWT分析、營(yíng)銷策略、營(yíng)銷規(guī)劃等;

  顧客檔案：顧客清單→顧客特殊要求清單;

  合同管理(包括銷售合同、技術(shù)協(xié)議、質(zhì)量協(xié)議、圖紙等)→合同評(píng)審表;

  訂單管理：顧客訂單/銷售計(jì)劃→可制造性評(píng)審記錄→月度訂單登記→發(fā)貨計(jì)劃→訂單執(zhí)行跟蹤記錄→發(fā)貨記錄→銷售業(yè)績(jī)統(tǒng)計(jì);

  退貨或顧客抱怨：顧客投訴登記表→匯總→8D報(bào)告→變更通知單+文件更改通知單→相關(guān)文件修訂(控制計(jì)劃、FMEAs、工藝、檢驗(yàn)規(guī)程等);該項(xiàng)由質(zhì)量或營(yíng)銷提供!

  滿意度管理：顧客滿意度調(diào)查表(發(fā)給客戶)/顧客滿意度測(cè)評(píng)(內(nèi)部評(píng)價(jià))→顧客滿意度評(píng)價(jià)報(bào)告;

  顧客文件管理：顧客文件清單(顧客標(biāo)準(zhǔn)、圖紙、合同、技術(shù)要求、相關(guān)協(xié)議等)→文件歸檔記錄→復(fù)印分發(fā)記錄→更新記錄→修訂后的收發(fā)記錄→借閱記錄;

  8、采購(gòu)

  供應(yīng)商資料：可接受供應(yīng)商清單→供應(yīng)商資料(基本信息調(diào)查表、營(yíng)業(yè)執(zhí)照復(fù)印件、機(jī)構(gòu)代碼證復(fù)印件、體系證書復(fù)印件(含質(zhì)量體系、環(huán)境體系等)、特殊行業(yè)生產(chǎn)許可證/運(yùn)輸證復(fù)印件、危險(xiǎn)廢棄物處理資質(zhì)等);

  供方評(píng)價(jià)：供方開發(fā)計(jì)劃→資料收集→潛在供方清單→評(píng)審計(jì)劃→供應(yīng)商評(píng)審記錄→可接受供應(yīng)商清單→采購(gòu)協(xié)議(新品開發(fā)協(xié)議、技術(shù)協(xié)議、質(zhì)量協(xié)議、保密協(xié)議、價(jià)格協(xié)議、框架采購(gòu)合同、物流/包裝協(xié)議、環(huán)保協(xié)議等);

  樣件管理：新品開發(fā)→技術(shù)文件簽訂和發(fā)放(各類協(xié)議、圖紙、標(biāo)準(zhǔn)等)→OTS送樣→樣件認(rèn)可→PPAP提交(必要時(shí))→PPAP認(rèn)可(必要時(shí))→量采;

  變更管理：更新后的文件→文件收發(fā)記錄(舊文件回收、新文件發(fā)放)→零件更改后送樣送樣→樣件認(rèn)可→PPAP提交→PPAP認(rèn)可→量采切換;

  采購(gòu)管理：物料需求計(jì)劃→采購(gòu)計(jì)劃→采購(gòu)訂單→報(bào)檢單→進(jìn)貨檢驗(yàn)記錄→入庫(kù)單→供應(yīng)商業(yè)績(jī)?cè)u(píng)定

  不合格控制：不合格處置單→處置記錄(退貨、挑選等)→供方整改→整改驗(yàn)證記錄→供應(yīng)商業(yè)績(jī)考核

  供方文件管理：與供方有關(guān)的文件清單(標(biāo)準(zhǔn)、圖紙、合同、技術(shù)要求、相關(guān)協(xié)議等)→文件歸檔記錄→復(fù)印分發(fā)記錄→更新記錄→修訂后的收發(fā)記錄

  9、倉(cāng)庫(kù)

  賬卡物一致、標(biāo)識(shí)清楚、堆放整齊、防護(hù)符合環(huán)境要求、出入庫(kù)記錄齊全、先進(jìn)先出方式明確、庫(kù)房區(qū)域劃分/布局、出貨檢查記錄等

  相關(guān)方財(cái)產(chǎn)管理(硬件：設(shè)備、工裝/模具/檢具/物流器具、材料或零件等)：相關(guān)方財(cái)產(chǎn)清單→到貨通知→檢查記錄→產(chǎn)權(quán)標(biāo)識(shí)→入庫(kù)管理→出貨記錄/消耗記錄/周轉(zhuǎn)記錄→定期檢查/保養(yǎng)/維護(hù)或維修記錄→損壞記錄(如有)→報(bào)告相關(guān)方的記錄(如有);具體管理按公司的設(shè)備、工裝/模具/檢具/物流器具、材料或零件等的管理要求進(jìn)行;

  10、人力資源

  培訓(xùn)：培訓(xùn)需求(各部門提出、公司戰(zhàn)略、崗位能力評(píng)價(jià)、新員工/轉(zhuǎn)崗員工、安全/環(huán)保、新品開發(fā)等)→年度培訓(xùn)計(jì)劃→月度培訓(xùn)計(jì)劃→培訓(xùn)記錄(簽到表、培訓(xùn)記錄)→培訓(xùn)效果評(píng)價(jià);

  人力資源管理：?jiǎn)T工名冊(cè)、新員工試用考核、特殊工種人員情況表、技能矩陣及能力評(píng)價(jià)、員工績(jī)效考核、頂崗計(jì)劃、職業(yè)規(guī)劃及晉升通道、合理化建議/自主改善/QC小組活動(dòng)。

  滿意度評(píng)價(jià)：?jiǎn)T工滿意度調(diào)查→員工滿意度調(diào)查匯總分析→改進(jìn)措施及驗(yàn)證;

  11、文控/記錄

  受控文件清單(管理性清單)→文件審批→分發(fā)記錄→修訂記錄→修訂后的收發(fā)記錄→借閱記錄;

  記錄清單(含規(guī)定的保存周期)→分發(fā)記錄→修訂記錄→修訂后的收發(fā)記錄;

  說(shuō)明：

  1、管理性文件包括手冊(cè)、方針目標(biāo)、年度經(jīng)營(yíng)計(jì)劃、程序文件、記錄格式、管理制度、操作規(guī)程、作業(yè)指導(dǎo)書等。

  2、操作規(guī)程及作業(yè)指導(dǎo)書不包括產(chǎn)品制造工藝類文件。

  12、財(cái)務(wù)

  成本核算：至少核算到各工序產(chǎn)品成本;

  收集生產(chǎn)過(guò)程的不合格品、廢品數(shù)據(jù)，核算內(nèi)部損失。

  收集顧客退貨數(shù)據(jù)和索賠數(shù)據(jù)，核算外部損失。

  形成質(zhì)量成本分析報(bào)告，關(guān)注質(zhì)量損失的趨勢(shì)

  3、有效審核開展的步驟

  審核策劃

  過(guò)程的順序;

  關(guān)鍵點(diǎn)的關(guān)注;

  時(shí)間的有效分配;

  合理的人員配置(獨(dú)立性和專業(yè)性的要求);

  審核時(shí)機(jī)的確定和把握。

  應(yīng)該注意的事

  策劃的結(jié)果事先應(yīng)通知受審核方，不要造成突然襲擊;

  允許別人作充分的準(zhǔn)備;

  不要嚴(yán)重干擾別人的正常業(yè)務(wù)作業(yè)，審核時(shí)間應(yīng)可以協(xié)商并可調(diào)整

  檢查表是重要的，但不一定是詳細(xì)的

  可以幫助你把握節(jié)奏，體現(xiàn)你的重點(diǎn)關(guān)注;

  內(nèi)容表達(dá)可僅是提示性的，詳略取決于你的經(jīng)驗(yàn);

  不能照本宣科，提問應(yīng)講究技巧;

  內(nèi)審應(yīng)可以提前給受審核方審核檢查表(受審核方需要時(shí));

  檢查表應(yīng)是審核記錄的一種。

  構(gòu)思檢查表的三個(gè)要點(diǎn)

  日常工作是如何處理的;

  當(dāng)某些非常規(guī)的事情出現(xiàn)時(shí)/體系是否還工作;

  當(dāng)出現(xiàn)危機(jī)時(shí)/事物是否仍在控制下

  進(jìn)入現(xiàn)場(chǎng)前內(nèi)部的充分協(xié)商是必要的

  目的是溝通審核意圖和協(xié)調(diào)審核步驟;

  同時(shí)進(jìn)一步明確審核中的重點(diǎn)關(guān)注;

  相互提醒審核中應(yīng)特別注意的事項(xiàng)。

  審核員最大的挑戰(zhàn)是與人相處;

  因而與人打交道得十分小心;

  不能讓對(duì)方反感而導(dǎo)致你審核的失敗;

  記住：千萬(wàn)不能把審核做成是審查(找麻煩)。

  記住樣本選擇的原則

  為了達(dá)到目標(biāo);

  密切相關(guān)的;

  有代表性;

  樣本量：3

  有效的工作方式

  聽：聆聽、傾聽，聽你所關(guān)心的;

  看：敏銳、敏感，絲絲縷縷中看出問題的真相;

  查：學(xué)會(huì)抽樣查看，學(xué)會(huì)證實(shí);

  問：不脫離你的主題，詢問你所關(guān)心的事。

  記錄：是不可缺少的，尤其是對(duì)問題點(diǎn)應(yīng)予詳細(xì)的記錄。

  有效的審核順序

  交談——提問

  描述——聽取

  文件——依據(jù)

  證明——有效證據(jù)

  現(xiàn)場(chǎng)審核中導(dǎo)致失敗的情況

  同仁面前舉止過(guò)于刻板，讓人不自在;

  沒有以平常心進(jìn)行有效溝通，以為高人一等;

  提問缺乏技巧，讓人可用簡(jiǎn)單的YES或NO回答之;

  缺乏自信心，不能涉及別人工作的核心問題;

  不能有效用全“聽、看、查、問”的審核方法，一味只查資料做記錄;

  不能用足夠的智慧去化解審核中的障礙;

  做和事佬去介入別人的事務(wù)紛爭(zhēng);

  滔滔不絕說(shuō)教，讓人家以為你是一名牧師;

  審核組內(nèi)不能按分工有效協(xié)調(diào)，各行其是。

  高層審核是個(gè)難題

  職位上本身就高過(guò)你，你有一種敬畏的感覺;

  知識(shí)水平上可能比你高;

  看問題的層次和深度可能和你不一樣;

  但也不排除有低水平、低認(rèn)識(shí)的人。

  但它卻是關(guān)鍵的一步，需要你

  事先做充分的準(zhǔn)備;

  標(biāo)準(zhǔn)和文件是你的依據(jù);

  應(yīng)該溝通一些管理者感興趣又不脫離主題的話題;

  學(xué)會(huì)用經(jīng)濟(jì)語(yǔ)言，而避免用生硬的名詞、術(shù)語(yǔ);

  必須讓管理者體會(huì)到這樣的審核對(duì)推動(dòng)體系確實(shí)有益;

  你需要是會(huì)溝通又有一定知識(shí)面的人

  同級(jí)溝通也不輕松

  坦誠(chéng)心打動(dòng)人，千萬(wàn)別讓人感覺來(lái)攪渾;

  是完善體系，而不是給別人難看，所以應(yīng)換位思考，體諒別人的難處;

  對(duì)發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)幫助分析原因，根本目的在于挖掉冰山;

  以事論事，別扯入人際關(guān)系;

  失誤人人都有，千萬(wàn)不要落井下石，更不可打小報(bào)告穿小鞋;

  當(dāng)你犯錯(cuò)時(shí)，道歉是必須的;

  總之，友好的氣氛是成功審核的基礎(chǔ)。

  與作業(yè)層人員溝通應(yīng)注意

  禮貌待人更顯需要;

  現(xiàn)場(chǎng)中作業(yè)人員是忙碌的，應(yīng)而不宜花很長(zhǎng)的時(shí)間;

  要用聽得懂的語(yǔ)言;

  不能要求工人背出文件要求;

  對(duì)操作過(guò)程的觀察可代替詢問工人對(duì)文件的理解;

  交談時(shí)避免打斷說(shuō)話或反駁，對(duì)誤解要有耐心;

  不能當(dāng)著工人面前做記錄。

  現(xiàn)場(chǎng)審核中要有深度

  前后左右審核思路應(yīng)能貫穿;

  抽查可以某個(gè)產(chǎn)品形成的個(gè)案層層展開(從訂單-設(shè)計(jì)-采購(gòu)-生產(chǎn)-包裝-交付-服務(wù));

  必須關(guān)注產(chǎn)品形成過(guò)程中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，并以足夠的專業(yè)能力作支持;

  法律、法規(guī)有規(guī)定的應(yīng)予重點(diǎn)關(guān)注;

  體系的信心支撐來(lái)自于自我完善，這一點(diǎn)各部門均予以強(qiáng)化關(guān)注;

  對(duì)組織內(nèi)已知的問題點(diǎn)應(yīng)予以重點(diǎn)審核;

  管理中的難點(diǎn)、重點(diǎn)，應(yīng)有足夠的經(jīng)驗(yàn)去識(shí)別和判斷;

  對(duì)發(fā)現(xiàn)的冰山一角要有能探究其根基深度、廣度的能力。

  證實(shí)是重要的一環(huán)

  不能道聽途說(shuō);

  無(wú)錯(cuò)聲明應(yīng)進(jìn)一步確認(rèn);

  責(zé)任范圍內(nèi)的有錯(cuò)聲明是證據(jù)。

  審核發(fā)現(xiàn)的形成應(yīng)抓大放小

  不要吹毛求疵，應(yīng)該懂得持續(xù)改進(jìn)，小事以提醒的方式告之;

  要抓住體系中的大缺失，以幫助別人能改進(jìn)后有所提高;

  對(duì)重復(fù)性發(fā)生的小問題，應(yīng)該當(dāng)作系統(tǒng)問題提出，這不能因小而放。

  審核發(fā)現(xiàn)記錄和報(bào)告

  記錄應(yīng)該是可追溯即可重查;

  報(bào)告不能有數(shù)量限制，否則不能對(duì)體系做完整判斷;

  不要害怕讓審核機(jī)構(gòu)發(fā)現(xiàn)內(nèi)審的全部，糾正措施才是至關(guān)重要的;

  形成的報(bào)告因得到受審核部門的確認(rèn)。

  不合格報(bào)告三要素

  標(biāo)準(zhǔn)的要求;

  體系文件的要求;

  上次審核中集中的問題點(diǎn);

  管理中的重點(diǎn)和難點(diǎn);

  已知該部曾發(fā)生過(guò)的管理問題。

  審核的第一步你應(yīng)該先收集

  不合格報(bào)告撰寫要求

  正確性;

  完整性;

  清楚;

  簡(jiǎn)潔。

  糾正措施內(nèi)審的根本落腳點(diǎn)

  原因分析很重要，根本原因須找到;

  分清糾正和糾正措施的區(qū)別;

  受審方是糾正措施的主導(dǎo)者，但內(nèi)審員應(yīng)該是輔導(dǎo)員;

  限時(shí)檢查(驗(yàn)證)是關(guān)鍵。

  評(píng)價(jià)審核能力和績(jī)效很必須

  為下次審核提供改進(jìn)的基礎(chǔ);

  促使內(nèi)審員不斷地提高水平練內(nèi)功;

  使受審核方有一個(gè)良好的感受，提高對(duì)內(nèi)審的內(nèi)心贊成度;

  體系審核真正做到審核增值。